ExcelがDXを阻む、その本当の理由
「うちの会社、いまだにExcelから抜け出せないんですよね」
こんな悩みを聞くことは珍しくありません。経営者や情シスの方々から、Excel依存の現場をどう変えるべきか、という相談を頻繁に受けます。
最新のニュースでも、「それでもExcelを捨てられない DXを阻む現場の心理的ハードルの正体」というテーマが取り上げられていました。しかし、この問題の本質は「ITリテラシーが低いから」という単純な話ではありません。
現場がExcelに固執するのには、経営がITを定義しなかった結果としての構造的な理由があるのです。
現場心理の正体は「学習コストの先送り」
新しいシステムを導入するとき、必ずと言っていいほど聞こえてくるのが「Excelで十分」という声です。これは単なる現状維持バイアスではなく、合理的な判断でもあります。
現場にとってExcelは、すでに学習済みのツールです。新しいSaaSや業務システムを導入すれば、必ず学習コストが発生します。しかも、そのコストを負担するのは現場であり、経営ではありません。
ここに、IT導入の構造的な問題があります。経営は「DX推進」と号令をかけるものの、現場の学習時間を確保せず、生産性が一時的に低下する期間を許容しない。結果として、現場は「Excelでなんとかする」という選択肢を選び続けます。
これは、経営がIT導入の目的を「現場の業務効率化」としてしか定義しなかったことに起因します。本来であれば、IT導入は「経営判断の質を高める」「再現性のある業務設計をする」という目的で行われるべきなのです。
心理的負債が積み上がる構造
現場がExcelを選び続けると、ある種の「心理的負債」が積み上がります。独自の関数やマクロ、複雑なセル参照が詰め込まれたExcelファイルは、もはやブラックボックスです。
このようなファイルを「新しいシステムに移行しよう」と言われても、現場は抵抗します。なぜなら、そのExcelファイルの中身を理解しているのは一部の担当者だけであり、移行作業が属人化しているからです。
経営は「Excelをやめよう」と指示するだけで、その移行プロセスを設計しません。結果として、現場は現状維持を選び、DXは進みません。
自治体DX事例に学ぶ、議会のデジタル化
一方で、興味深い事例もあります。総務省の「自治体DX事例集」に掲載された、セムカンによる議会のデジタル化事例です。
自治体の議会といえば、紙の資料と対面での進行が当たり前の世界です。しかし、ここでもデジタル化が進んでいます。重要なのは、この事例が「議会運営という業務プロセスそのもの」をデジタル化の対象としている点です。
議会のデジタル化は、単に資料をPDFにするだけではありません。議案の審議プロセス、採決の方法、議事録の作成までを含めた一連の流れを再設計しています。
これは、経営がIT導入の目的を定義する際の良い参考になります。自治体という組織において、議会は意思決定の場です。その意思決定プロセスをデジタル化することは、まさに「経営IT」の実践と言えるでしょう。
経営ITとしてのデジタル化の本質
自治体の事例が示すのは、デジタル化の目的が「業務効率化」ではなく「意思決定の質の向上」にあるということです。
議会のデジタル化によって、議員はいつでもどこでも資料を確認できるようになり、審議の時間を有効活用できます。また、採決の結果がリアルタイムで集計されることで、意思決定のスピードも向上します。
これは、まさに経営がITを定義すべき領域です。経営ITとしてのデジタル化は、単なるツールの入れ替えではなく、業務プロセスと意思決定の仕組みを再設計することなのです。
補助金頼みが生む「借り物DX」の危険性
もう一つのニュースとして、デジタル化・AI導入補助金制度を利用したDX投資を支援するウェビナーの開催が報じられています。補助金を活用したDX投資は一見魅力的ですが、ここにも落とし穴があります。
補助金を目的にしたIT導入は、経営がITの目的を定義しないまま、ツールだけを導入する危険性をはらんでいます。
「補助金があるから」という理由で導入されたシステムは、現場の業務プロセスを無視していることが多く、結果として使われない「死蔵システム」になります。これは、経営がITを「投資」ではなく「経費削減」としてしか見ていない証拠です。
補助金に潜む目的の曖昧さ
補助金を活用する場合、申請書には「導入目的」を記載する必要があります。しかし、その目的が「業務効率化」や「生産性向上」といった抽象的なものに留まっているケースが少なくありません。
真に必要なのは、「どの業務プロセスをどう変えるのか」「その結果、どのような経営指標を改善するのか」という具体的な定義です。補助金の申請書に書かれた目的が曖昧なままでは、導入後の効果測定もできず、結局はExcelに戻ってしまうのです。
経営がITを定義しないことの代償
ここまで見てきたように、Excel依存も、補助金頼みのDXも、根本的には同じ問題に行き着きます。それは、「経営がITの目的を定義していない」ということです。
経営がITを定義しないと、現場は自分たちの都合でツールを選びます。その結果がExcel依存であり、属人化であり、DXの停滞です。
経営がすべき3つの定義
では、経営は具体的に何を定義すべきなのでしょうか。私は以下の3つが重要だと考えます。
1つ目は、「ITの目的」です。そのITは、売上向上のための事業ITなのか、意思決定の質を高める経営ITなのか、それとも安定運用のための管理ITなのか。この分類を明確にすることから始まります。
2つ目は、「成功の定義」です。IT導入によって、どのような状態を「成功」とするのかを、具体的な指標で定義します。例えば、「月次決算の提出日を5日から3日に短縮する」といった具体的な目標です。
3つ目は、「移行プロセス」です。現状のExcel業務から新しいシステムへの移行を、どのようなスケジュールで、どのような体制で進めるのかを設計します。このとき、現場の学習時間を確保し、一時的な生産性低下を許容する覚悟が必要です。
まとめ：心理的ロックインを解く鍵は経営の覚悟
Excel依存が生む心理的ロックインは、技術的な問題ではなく、経営の意思決定の問題です。現場がExcelを手放せないのは、経営がIT導入の目的とプロセスを定義しなかったからです。
補助金に頼る前に、そして新しいSaaSを導入する前に、まずは自社のITの目的を定義してください。その上で、現場と共に移行プロセスを設計する。これこそが、真のDXへの第一歩です。
経営がITを定義したとき、現場の心理的ロックインは自然と解けていくでしょう。
