ファイル迷子が示す情シス不在の真実

デジタル化の進展が生んだ新たな課題

中小企業のデジタル化が進んでいます。しかし、その裏で新たな問題が浮上しています。ITmediaの調査によると、中小企業の約65％が「情報システム部門（情シス）不在」の状態です。同時に、キーマンズネットの調査では、電子化が進む企業の84％が「ファイル迷子」を経験していることがわかりました。

「ファイル迷子」とは、必要なファイルがどこにあるかわからなくなる状態を指します。デジタル化によって紙の書類は減ったものの、データの保存場所がバラバラになり、かえって業務効率が低下しているのです。

この二つのニュースは、一見すると無関係に見えます。しかし、経営×ITの視点で見ると、深い関連性があります。情シス不在がファイル迷子を引き起こし、それがデジタル化の効果を半減させているのです。

情シスがない企業では、誰がITを管理するのでしょうか。多くの場合、現場の担当者が「ついでに」担当します。経理担当者がクラウド会計ソフトを導入し、営業担当者がCRMツールを選び、総務担当者がファイル管理サービスを契約する。それぞれが自分の業務に便利なツールを選ぶため、全体の整合性は取れません。

この状態を、私は「目的なきデジタル化」と呼んでいます。各部門がバラバラにITツールを導入するため、データの保存場所やフォーマットが統一されません。結果として、ファイル迷子が発生します。

経営者は「デジタル化を進めている」と思っていても、実際には業務の断片化が進んでいるだけかもしれません。ITの目的を経営が定義しない限り、この状態は改善されません。

ファイル迷子の根本原因は、ツールの問題ではありません。ファイル管理の「ルール」が存在しないことです。具体的には、以下の3つが欠けています。

「どのファイルを、どこに、どんな名前で保存するか」というルールがないと、個人の裁量に任されます。Aさんはクラウドストレージ、Bさんはローカルフォルダ、Cさんはメールの添付ファイル。これでは、必要なファイルを探すのに時間がかかります。

ファイル名に日付やバージョン番号を入れるルールがないと、「最終版」「本当の最終版」「修正版」といったファイルが乱立します。どれが正しいのか判断できず、間違ったデータを使って業務を行うリスクが生じます。

誰がどのファイルにアクセスできるのかが明確でないと、セキュリティ上の問題が発生します。退職者がアクセスできる状態を放置したり、外部に漏れてはいけない情報が共有フォルダに置かれたりするケースがあります。

これらの問題は、情シスがあれば解決できます。しかし、情シス不在の企業では、問題の存在すら認識されないまま、現場の負担だけが増えていきます。

多くの経営者は「電子化すれば業務が効率化する」と考えがちです。しかし、それは大きな誤解です。電子化は単なる手段であり、目的ではありません。目的は「業務の効率化」や「意思決定の迅速化」であるべきです。

例えば、紙の書類をPDF化しただけでは、検索性は向上しません。OCR（光学文字認識）でテキスト化し、適切なフォルダに分類し、タグ付けして初めて「探せるデータ」になります。この一連の作業を設計するのが、情シスの役割です。

神戸デジタル・ラボが倉庫現場のDX支援を開始したニュースも、同じ文脈で理解できます。倉庫現場では、在庫管理やピッキング作業の効率化が目的です。単にハンディターミナルを導入するだけでは効果は限定的で、業務フロー全体を再設計する必要があります。

デジタル化の効果を最大化するには、経営が「何のためにITを使うのか」を明確に定義し、その目的に沿ったシステム設計を行うことが不可欠です。

情シスをすぐに作れない中小企業でも、今すぐできる対策があります。以下の3つを実践してみてください。

まずは、全社共通のファイル管理ルールを決めましょう。保存場所の統一、命名規則の策定、アクセス権限の設定。これらは、経営者がトップダウンで決めるべき事項です。現場に任せると、またバラバラになります。

Google Drive、Dropbox、OneDriveなど、複数のクラウドストレージを使い分けている場合は、1つに統一しましょう。ツールを統一するだけでも、ファイル迷子の発生率は大幅に低下します。コスト面でも、複数のツールを契約するより安く済むことが多いです。

年に1回、全社でファイルの棚卸しを実施しましょう。不要なファイルを削除し、保存場所を見直します。この作業を定期的に行うことで、ファイル迷子の発生を予防できます。棚卸しのタイミングで、ルールの見直しも行うと良いでしょう。

中小企業の65％が情シス不在という現実は、経営がITから逃げてきた結果です。「ITは専門家に任せるもの」という考え方が、デジタル化の混乱を生んでいます。

経営者は、ITを「経営資源」として捉え直す必要があります。ITの目的は、業務効率化や売上向上といった経営目標の達成です。そのためには、経営自らがITの方向性を定義し、実行するための仕組みを作らなければなりません。

ファイル迷子は、小さな問題に見えるかもしれません。しかし、この問題の根底には、経営ITの不在という大きな構造的問題が潜んでいます。まずは、自社のファイル管理から見直してみてはいかがでしょうか。それが、真のデジタル化への第一歩です。